Het verschil tussen een nota en een factuur
In het dagelijkse taalgebruik worden de termen nota en factuur vaak door elkaar gebruikt. Toch zijn er subtiele verschillen tussen deze twee begrippen, die vooral van belang zijn binnen de boekhouding en zakelijke communicatie. In dit artikel leggen we uit wat het verschil is tussen een nota en een factuur, in welke situaties ze worden gebruikt en hoe je ze herkent.
Wat is een factuur?
Een factuur is een officieel document dat een leverancier of dienstverlener verstuurt naar een klant. Hierin staat precies vermeld welke goederen of diensten zijn geleverd, hoeveel deze kosten en welk bedrag er betaald moet worden. Een factuur moet aan wettelijke eisen voldoen en bevat vaak verplichte gegevens zoals het btw-nummer, factuurnummer en KvK-nummer van de leverancier.
Kenmerken van een factuur
Op een factuur vind je standaard de gegevens van de leverancier en afnemer, de datum van uitgifte, een uniek factuurnummer, een duidelijke omschrijving van de producten of diensten, de hoeveelheid en prijs per eenheid, het btw-percentage en het totaalbedrag inclusief btw. Facturen zijn belangrijk voor de administratie en belastingaangifte, zowel voor particulieren als bedrijven.
Wat is een nota?
Een nota is in veel gevallen minder formeel dan een factuur en wordt vaak gebruikt in de zorg of door dienstverleners zoals tandartsen, fysiotherapeuten of huisartsen. In sommige gevallen is een nota simpelweg een ander woord voor factuur, maar het kan ook een document zijn dat minder informatie bevat en niet altijd gebruikt wordt voor de btw-administratie. Denk bijvoorbeeld aan een herinnering of kostenoverzicht.
Waarom wordt de term nota gebruikt?
De term nota wordt vaak gebruikt vanwege de leesbaarheid voor consumenten. In de zorgsector klinkt ‘nota’ minder zakelijk en formeler dan 'factuur'. Dit moet drempelverlagend werken voor patiënten. Toch voldoen ook veel nota’s aan de eisen van een officiële factuur, zeker wanneer ze bedoeld zijn voor declaratie bij een zorgverzekering.
Wanneer gebruik je welk document?
Als ondernemer ben je in de meeste gevallen verplicht om een factuur te versturen aan klanten. Dit draagt bij aan een correcte administratie en belastingaangifte. Als je echter een dienst verleent in de zorgsector, kan het gebruikelijk zijn om een nota te sturen. Deze nota moet dan wel alle wettelijk verplichte gegevens bevatten als dit nodig is voor declaraties of fiscale doeleinden.
Conclusie is eenvoudig
Hoewel een nota en een factuur in veel gevallen hetzelfde betekenen, is een factuur formeel verplicht bij zakelijke transacties en btw-aangiften. Een nota wordt voornamelijk gebruikt in informelere of specifieke contexten zoals de zorg. Het is belangrijk om het verschil te begrijpen, vooral wanneer je een eigen onderneming hebt of diensten verleent aan klanten.
