Zakelijk onderweg zijn is voor veel ondernemers, adviseurs en medewerkers aan de orde van de dag. Van meerdaagse afspraken en externe vergaderingen tot klantbezoeken in andere delen van het land: zakelijke mobiliteit brengt kosten met zich mee. Maar hoe verwerk je die kosten correct in je administratie? Wanneer is de btw van een overnachting aftrekbaar, hoe registreer je een zakelijke reisdag, en wat zijn de regels rondom overnachtingen voor werk?
In dit artikel geven we een overzicht van de fiscale aandachtspunten per situatie, zodat je geen kosten onterecht laat liggen of risico loopt bij een controle.
Btw en zakelijke hotelovernachtingen
Een veelgestelde vraag is: mag je de btw van een hotelovernachting aftrekken? Het antwoord is: in Nederland, ja – mits de overnachting een duidelijk zakelijk karakter heeft. Denk aan het bijwonen van een conferentie, een tweedaagse klus op locatie, of een training buiten je woonplaats.
Voorwaarden voor btw-aftrek:
De hotelrekening moet op naam staan en de btw moet apart vermeld zijn
De overnachting vindt plaats binnen Nederland
De reden van verblijf moet zakelijk te onderbouwen zijn
Let op: kosten voor ontbijt of roomservice zijn doorgaans niet btw-aftrekbaar, tenzij zij functioneel onderdeel zijn van een zakelijk arrangement.
Zakelijke reisdagen boeken: wat valt eronder?
Een zakelijke reisdag is een werkdag die (deels) wordt besteed aan reizen voor zakelijke doeleinden. Dit kan zowel met eigen vervoer als met het openbaar vervoer zijn. Denk hierbij aan:
Een bezoek aan een klant of leverancier
Het bijwonen van een netwerkbijeenkomst, training of beurs
Reistijd naar een externe projectlocatie
De kosten die je maakt op zo’n dag – zoals vervoer, parkeerkosten of lunch onderweg – mag je onder voorwaarden opvoeren als zakelijke kosten. Voor ondernemers met een privéauto geldt: je mag € 0,23 per kilometer (2025) zakelijk boeken. Wie met een zakelijke auto reist, verwerkt alle kosten via de onderneming.
Overnachten voor werk: wat zijn de spelregels?
Niet elke overnachting komt automatisch in aanmerking als zakelijke uitgave. De Belastingdienst kijkt naar de noodzakelijkheid en het zakelijke belang van de overnachting. Enkele aandachtspunten:
De overnachting is functioneel voor de uitvoering van werk
Het verblijf is kort, doelgericht en staat in verhouding tot de werkzaamheden
Privé-elementen (zoals ontspanning of toerisme) zijn uitgesloten
Bij gecombineerde reizen is het belangrijk om zakelijke en privé-uitgaven gescheiden te administreren. Alleen het zakelijke deel mag fiscaal worden opgevoerd.
Inzicht, onderbouwing en goede administratie
Wie regelmatig onderweg is voor zijn werk doet er goed aan om een duidelijk systeem te hanteren voor het registreren van reisdagen, overnachtingen en bijkomende kosten. Dit voorkomt discussie met de Belastingdienst en zorgt ervoor dat je optimaal gebruikmaakt van aftrekposten.
